Az esküvői helyszín kiválasztása
A tökéletes helyszín kiválasztása minden pár számára az egyik legnehezebb feladat. A bőség zavarába kerülnek az ifjú házasulandók, amikor álmaik helyszínét keresik, hiszen az egyszerűbb éttermektől az extravagáns luxusszállodákig terjed a kínálat.
Fotó: Nádas Pihenőpark
Miért kezdjük mindig a helyszín kiválasztásával a szervezést?
Először is azért, mert ez befolyásolhatja az esküvő dátumát. Nem biztos, hogy egy adott helyszín pont arra a szombati napra szabad, amit a pár első körben esküvői dátumnak elképzelt, lehet, hogy már itt kompromisszumot kell kötni és a helyszín szabad dátumaihoz igazítani az esküvő időpontját. Amíg pedig nincsen fix időpont, addig nem tudjuk befoglalni a többi esküvői szolgáltatót sem.
Álmaink helyszínének megtalálása mellett azonban arra is érdemes figyelnünk, hogy várhatóan a helyszín költsége lesz a legnagyobb szelet az esküvői költségek tortájából.
A helyszín igénybevétele szinte minden esetben jár valamilyen költséggel. A terembérleti díj sokszor akár ugyanakkora összeget is felemészthet, mint egy 50 fős vendégsereg fogyasztása. Azonban ez nem törvényszerű. Vannak olyan időszakok, amikor ezt a költséget nullára redukálhatjuk, ez pedig nem más, mint a szezonon kívüli esküvő. Terembérleti díj szempontjából pénztárcabarát a november és március közötti időszak.
A helyszínválasztás előtt egy közelítő létszámmal legyünk tisztában. Vannak olyan helyszínek, akik ehhez kötik az esküvőt, s egy bizonyos létszám alatt szóba se állnak a párokkal.
A terem stílusa is meghatározó, attól függően, hogy milyen tematikát képzeltek el. Az elegáns nagy volumenű hangulatot nem egy csárdában fogjátok megtalálni, mint ahogy egy naturális esküvő hangulatához sem illeszkedik egy kastély berendezése, díszítése. A terem elosztásával kapcsolatban legjobb a klasszikus, hagyományos megoldás, ahol egy légtérben található a vacsora helyszíne és a tánctér is. Minden olyan esküvőn, ahol külön van, a tánctér nem működik a buli, mert kinek van kedve egy üres teremben táncolni.
Fotó: Katona Tamás - Nádas Pihenőpark
Az ellátás biztosítása kétféleképpen történhet: saját konyhával rendelkezik a kiválasztott helyszín, vagy éttermi szolgáltatón keresztül (catering) oldja meg az étkeztetést.
Ha van saját konyhája a helyszínnek, akkor menjünk el előtte titokban egy próbavacsorára. Amennyiben jót ettünk és ittunk, felvehetjük a kapcsolatot a helyszín rendezvényszervezőjével.
Az esetek nagy részében elmondható, hogy a pár számára anyagilag kedvezőbb megoldás, ha olyan helyszínt választ, amelynek van saját konyhája. Ilyen esetekben nem kell külön eszközöket (például: evőeszközök, székek, asztalok stb.) bérelni, hiszen ezek adottak a helyszínen.
Az ételek bevitelénél érdemes rákérdezni, hogyan viszonyulnak a házi süteményekhez. Sok nagyszülő, örömszülő így szeretne hozzátenni az esküvőhöz, ezért hagyjuk őket kibontakozni. Ezzel a cukrászda költsége teljes egészében megspórolható.
A következő lépés az italfogyasztás. A helyszín kiválasztásakor fontos tisztában lennünk azzal, hogy mik a lehetőségeink az ital (főként a rövidital terén). Ha a rövidital bevihető, egy kisebb vagyont spórolhatunk. Azonban ne örüljünk korán, mert ennek sok helyen ára van. Ezt pedig úgy hívják, hogy dugópénz vagy dugódíj, esetleg még külön felszámolhatnak felszolgálási díjat a nem helyszíni ételek-italok kitálalásáért. A dugópénzt leggyakrabban már minden bevitt italra felszámolják, s ha emellett döntötök, fontos, hogy kérjetek számlát az italról és a kereskedésnél is érdemes tájékozódni, hogy a bontatlan üvegeket visszaveszi-e az esküvő után.
Érdemes rákérdezni, mert igen elterjedt, hogy gyermekkedvezményt adnak a szolgáltatók, azonban helyszínenként változó lehet a kedvezmény mértéke. Érdemes figyelembe venni, hiszen sokat spórolhatunk a gyerkőcök étel- és italfogyasztásán.
A másik kedvezmény, amivel számolhatunk, a szolgáltatói kedvezmény (például fotós, zenekar, ceremóniamester stb.) Itt fontos megjegyezni, hogy általában olcsóbb a szolgáltatói személyzet ellátása, mint a násznépé, azonban ezt minden esetben fontos pontosan letisztázni és a szerződésben feltüntetni (ez általában kisebb menüsort jelent, ahol nincs előétel vagy desszert és természetesen alkohol sem).
Fotó: FlashbackPhoto Studio - Port I I Rendezvényház
Ha sok vendég jön messziről vagy külföldről, akkor általában fontos szempont, hogy legyen szálláslehetőség a helyszínen vagy a közelében.
Fontos kérdés, hogy hány vendéget tudnak elszállásolni, azok mikor foglalhatják el a szobákat és másnap meddig maradhatnak egy esetleges másnapi esküvő miatt.
Belvárosi helyszín esetén, ahol nem megoldott a parkolás, kommunikálni kell a vendégek felé, hogy lehetőség szerint taxival jöjjenek vagy fuvart biztosítani a számukra.
Fontos tisztázni a bérleti díjat és ennek tartalmát, hány óráig vehetitek igénybe a helyszínt, benne van-e pl. a takarítás, technikai ügyelet, biztosít-e a helyszín bútorokat, textileket vagy mindezért külön felárat számítanak fel. Érdemes rákérdezni, hogy kizárólagos partnerekkel dolgoznak-e (pl. party service cég, dekoratőr stb.) vagy az általatok választott szolgáltatók is dolgozhatnak a helyszínen, esetleg tudnak ajánlani a helyszínt már jól ismerő, bevált kollégákat.
Fotó: Bell Studio-Esther & Gabe - TB-Ranch/Pajtaesküvő
Egy esküvő Nektek és vendégeiteknek hajnalban véget ér, de a szolgáltatóknak és a helyszínnek nem, hiszen mindent le kell bontani az esküvő után. A bontási feltételeket is előre pontosítsátok, hány órakor lehet kezdeni, meddig kell végezni, van-e másnap rendezvény, aminek az építése ezt esetleg befolyásolja.
Legyünk előrelátóak, kérdezzünk meg mindent, s ne felejtsünk el szerződést kötni!
